Hromadné generování dokumentů pro více zaměstnanců
Pokud chcete dokumenty generovat hromadně, musíte mít nastaveno oprávnění Generovaná dokumentace.
Toto oprávnění může nastavit administrátor.
Pro hromadné generování dokumentů přejděte na hlavním panelu na záložku Různé >
Správa dokumentů > Generování a import dokumentů a kliněte na tlačítko Generovat dokumenty ze šablon.
Vyplňte zobrazený formulář podle následujících bodů:
- Filtrovat zaměstnance - zde si můžete předfiltrovat zaměstnance, kterým chcete vygenerovat dokumenty (např. dle společnosti, oddělení, pracovní pozice).
- Výběr zaměstnaců - z předfiltrovaných zaměstnanců můžete buď vybrat všechny (pomocí tlačítka Vybrat vše), nebo z nich vybrat pouze některé.
- Ke dni - vyberte datum, ke kterému chcete pro vybrané zaměstnance vygenerovat dokumenty.
Tokeny pracovních údajů v dokumentu se zamění za údaje z milníku, který je k tomuto datu platný. Zohledňují se pouze milníky z primárních smluv.
Pokud má zaměstnanec první milník až po datu Ke dni, dokument se vygeneruje, ale příslušné tokeny se nahradí prázdnými hodnotami. V tento den totiž ještě nebyl žádný milník platný.
Pokud má zaměstnanec nastavené Datum odchodu menší než Ke dni, dokument se vygeneruje a tokeny se nahradí za data z posledního platného milníku.
Pokud má zaměstnanec nastavené Datum odchodu menší než Ke dni, dokument se vygeneruje a tokeny se nahradí za data z posledního platného milníku.
- Vybrat šablony dokumentů - vyberte šablony dokumentů, které chcete vygenerovat.
- Výstupní formát - vyberte, zda u vygenerovaných dokumentů má být zachován původní formát, nebo zda je chcete ve formátu PDF.
- Co chcete udělat s dokumenty? - zvolte, zda chcete dokumenty vygenerovat do dokumentace zaměstnance, nebo je chcete pouze stáhnout.
- Kategorie dokumentů - určete kategorii, do které se vygenerované dokumenty uloží na kartě zaměstnance. Toto pole se zobrazí pouze v případě, že jste zvolili v předchozím bodě, že dokumenty chcete vygenerovat do dokumentace zaměstnance.
Chcete-li generovat dokument do kategorie, která zatím není vytvořená, přejděte do Nastavení > Položky číselníků > Kategorie dokumentů a pomocí tlačítka Přidat kategorii ji můžete přidat.
- Přehled tokenů - zde naleznete přehled všech dostupných tokenů.
- Tlačítko "akce" - zobrazí se dle toho, co chcete s dokumenty udělat (bod 6).
- Vygenerovat dokumenty
- Stáhnout - pokud jste zvolili, že chce dokumenty pouze stáhnout, klikněte na tlačítko Stáhnout a zvolte, zda chcete stáhnout jednotlivá PDF jako ZIP, nebo zda chcete stáhnout vše v jednom PDF.
