Příprava dokumentu pro elektronické podepisování
Aby bylo možno dokument elektronicky podepsat, musí v něm být vloženy podpisové tokeny.
Více o nich najdete v článku Nastavení modulu Elektronické podepisování - kapitola Tokeny.
- Vytvořte dokument ve formátu doc nebo docx.
- Do dokumentu umístěte potřebné podpisové tokeny do míst, kde mají být elektronické podpisy (na obrázku označeny zeleně).
Pole pro umístění podpisu má velikost 21 x 55 mm a podpisový token je v něm umístěný uprostřed, proto se ujistěte, že nad i pod tokenem je dostatek místa pro podpis (cca 2-3 řádky dle použitého písma) a že token není u levého okraje stránky nebo doleva zarovnaného textu (vzdálenost zleva by měla odpovídat velikosti cca 15-20 znaků podle typu a velikosti písma použitého v dokumentu).
Nevhodně umístěný token je např. takto:
Nevhodně umístěný token je např. takto:
Pokud má zaměstnanec podepisovat jeden dokument na více místech, nelze v dokumentu použít stejný token vícekrát. Pro každý výskyt podpisu musíte definovat unikátní token, např. _SignEmpl1, _SignEmpl2 atd.
Vyhněte se také použití tokenu, který je součástí názvu jiného - např. _SignEmpl a _SignEmpl1, kde název tokenu bez čísla na konci je součástí druhého tokenu s číslem. V takových případech může dojít ke kolizi v tokenech
Vyhněte se také použití tokenu, který je součástí názvu jiného - např. _SignEmpl a _SignEmpl1, kde název tokenu bez čísla na konci je součástí druhého tokenu s číslem. V takových případech může dojít ke kolizi v tokenech
- a) Pokud dokument nebudete používat jako šablonu pro generovanou dokumentaci, uložte ho jako formát pdf. Podle potřeby ho pak nahrajte do karty Dokumenty na profil zaměstnance, kterého se dokument týká. Nyní je dokument připraven pro elektronické podepsání.
b) Pokud má dokument sloužit jako šablona pro generovanou dokumentaci, pokračujte dalším bodem. - Do dokumentu můžete přidat standardní tokeny pro generovanou dokumentaci (na obrázku označeny modře).
- Dokument nahrajte do Šablon dokumentů.
- Z uložené šablony obvyklým způsobem vygenerujte dokument ve formátu pdf, který bude připraven k elektronickému podepisování na kartě Dokumenty v profilu zaměstnance.
Práci s dokumenty a jejich generování si můžete osvěžit v PINYA HR manuálu v oddílu Dokumenty.
