Odeslání dokumentu k elektronickému podpisu
- Pro odeslání dokumentu k podpisu přejděte na profil zaměstnance.
- Otevřete kartu Dokumenty.
- Najděte dokument, který má být podepsán. Může to být dokument vygenerovaný v systému PINYA HR nebo manuálně vložený dokument.K podpisu lze odesílat pouze dokumenty ve formátu pdf.
Dokumenty musí obsahovat podpisové tokeny.
Dosud nepodepsaný dokument má ve sloupci Podepisování stav Žádné.
- Kliknutím na šipku Odeslat k podepisování otevřete detail pro zadání údajů, které jsou nutné pro úspěšné odeslání:
- V horní části detailu je název dokumentu. Kliknutím na název můžete dokument zobrazit.
- Zadejte dobu expirace. Číslo udává počet dní od odeslání do vypršení platnosti nepodepsaného dokumentu. Po uplynutí této doby již nelze dokument podepsat.
- Vyberte, v jakém termínu se má podepisujícím odeslat Připomínka.
- Přepínač Nastavit přesné pořadí podepisujících určuje, jestli je nutné dodržet pořadí, v jakém budou osoby podepisovat. Osoba s pořadím 2 obdrží emailovou výzvu k podpisu teprve tehdy, až je dokument podepsán osobou s pořadím 1, atd.
Pokud pořadí není nastaveno, všichni podepisující dostanou výzvu k podpisu zároveň a podepisování probíhá paralelně.
- Pokud jsou k podpisovým tokenům přiřazeny osoby, zobrazí se v polích Podepisující. Vždy lze místo přednastavené osoby vybrat jiného pracovníka.
- U podepisujících vyberte pracovní/osobní e-mail a telefon.E-mail a telefon musí být vždy zadán!
- Do Poznámky můžete vložit text, který bude připojen k emailové výzvě k podpisu.
- Zvolte jazyk emailové notifikace. Defaultně je nastaven jazyk shodný s jazykovou mutací, kterou má podepisující v nastavení svého profilu.DigiSign nepodporuje všechny jazyky. Nepodporované jazyky jsou nahrazeny anglickou mutací. Např. v případě PINYA HR je to polština. Uživatel s polskou jazykovou mutaci systému obdrží emaily v angličtině.
- Tlačítkem Odeslat k podepsání odešlete dokument k podpisu. Znamená to, že se spustí proces elektronického podepisování v aplikaci DigiSign
