Šablony zpráv
V PINYA HR můžete přidávat a editovat zprávy, které se budou odesílat zaměstnancům dle předem nastavených kritérií.
Šablony zpráv lze nastavit v hlavním nastavení PINYA HR.
Do Nastavení se dostanete proklikem na logo klíče v horní hlavní liště. V nastavení přejděte do sekce Šablony zpráv.
V tomto modulu naleznete tři druhy šablon:
- Manuální zprávy
- Automatické zprávy
- Vlastní zprávy
Manuální zprávy
Manuální zprávy se odesílají, když někdo provede akci v PINYA HR. Každá manuální zpráva má nastaveno, v jakém případě bude odeslána (po provedení které akce) a komu bude odeslána.
Například:
Zaměstnanec zažádá o obnovu hesla. Manuální zpráva s názvem Obnova hesla bude automaticky odeslána na daného zaměstnance dle těchto přednastavených kritérií:
- Kdy se odesílá: uživatel zadá své uživatelské jméno a potvrdí.
- Příjemce: zaměstnanec, který chce obnovit heslo (pracovní nebo soukromá e-mailová adresa).
Aby byla zpráva zaslána personalizovaně – tudíž, aby se do ní automaticky propsaly údaje daného zaměstnance – je potřeba přidat tokeny do vzoru zprávy.
Každá přednastavená manuální zpráva obsahuje tokeny, kterých je pro tuto funkci potřeba. Tokeny se liší dle tématu zprávy. Tokeny, které lze v dané zprávě použít, najdete vypsané v editačním panelu dané zprávy, na který se dostanete kliknutím na ikonu se symbolem tužky.
Manuální zprávy lze editovat, nikoliv přidávat.
Automatické zprávy
Automatické zprávy se odesílají automaticky, pokud je v systému potřeba odeslat pravidelný report či upomínku, například na konec zkušební doby, konec platnosti školení apod. Princip odesílání a editování automatických zpráv funguje obdobně jako u manuálních zpráv.
Automatické zprávy lze editovat, nikoliv je přidávat.
Vlastní zprávy
Vlastní zprávy lze přidávat i editovat. Kliknutím na tlačítko Přidat šablonu založíte novou šablonu zprávy.
Zvolte typ vlastní zprávy z přednastavených možností a vyplňte:
- Název zprávy
- Předmět zprávy
- Obsah
- Příjemce (můžete zvolit i další příjemce – nejen ty, kteří jsou předem definováni v šabloně zprávy)
- E-mailový účet
- Přílohy
- Možnost publikování (po zaškrtnutí pole Publikováno bude zpráva aktivována k odeslání)
U vlastní zprávy je nutno vybrat jeden z přednastavených typů šablony. Zvláštní význam má typ Nástupní e-mail.
Nástupní e-mail
Nástupní e-mail je jedna z přednastavených šablon zpráv. Tento e-mail slouží ke sběru informací o zaměstnanci ještě před jeho nástupem do firmy. Prostřednictvím tohoto e-mailu můžete budoucímu zaměstnanci zaslat odkaz na online osobní dotazník. Po jeho vyplnění se data budoucího zaměstnance automaticky propíší do systému – přímo do profilu nového zaměstnance.
