Šablony zpráv

Aktualizace 6 months ago podle Tým PINYA

V PINYA HR můžete přidávat a editovat zprávy, které se budou odesílat zaměstnancům dle předem nastavených kritérií. 

Šablony zpráv lze nastavit v hlavním nastavení PINYA HR. 

Do Nastavení se dostanete proklikem na logo klíče v horní hlavní liště. V nastavení přejděte do sekce Šablony zpráv

V tomto modulu naleznete tři druhy šablon: 

  • Manuální zprávy 
  • Automatické zprávy 
  • Vlastní zprávy 

 

Manuální zprávy

Manuální zprávy se odesílají, když někdo provede akci v PINYA HR. Každá manuální zpráva má nastaveno, v jakém případě bude odeslána (po provedení které akce) a komu bude odeslána. 

Například: 

Zaměstnanec zažádá o obnovu hesla. Manuální zpráva s názvem Obnova hesla bude automaticky odeslána na daného zaměstnance dle těchto přednastavených kritérií: 

  • Kdy se odesílá: uživatel zadá své uživatelské jméno a potvrdí. 
  • Příjemce: zaměstnanec, který chce obnovit heslo (pracovní nebo soukromá e-mailová adresa).  

Aby byla zpráva zaslána personalizovaně – tudíž, aby se do ní automaticky propsaly údaje daného zaměstnance – je potřeba přidat tokeny do vzoru zprávy. 

Každá přednastavená manuální zpráva obsahuje tokeny, kterých je pro tuto funkci potřeba. Tokeny se liší dle tématu zprávy. Tokeny, které lze v dané zprávě použít, najdete vypsané v editačním panelu dané zprávy, na který se dostanete kliknutím na ikonu se symbolem tužky. 

Manuální zprávy lze editovat, nikoliv přidávat. 

 

Automatické zprávy

Automatické zprávy se odesílají automaticky, pokud je v systému potřeba odeslat pravidelný report či upomínku, například na konec zkušební doby, konec platnosti školení apod. Princip odesílání a editování automatických zpráv funguje obdobně jako u manuálních zpráv. 

Automatické zprávy lze editovat, nikoliv je přidávat. 

 

Vlastní zprávy

Vlastní zprávy lze přidávat i editovat. Kliknutím na tlačítko Přidat šablonu založíte novou šablonu zprávy. 

Zvolte typ vlastní zprávy z přednastavených možností a vyplňte: 

  • Název zprávy 
  • Předmět zprávy 
  • Obsah 
  • Příjemce (můžete zvolit i další příjemce – nejen ty, kteří jsou předem definováni v šabloně zprávy) 
  • E-mailový účet 
  • Přílohy 
  • Možnost publikování (po zaškrtnutí pole Publikováno bude zpráva aktivována k odeslání) 

U vlastní zprávy je nutno vybrat jeden z přednastavených typů šablony. Zvláštní význam má typ Nástupní e-mail.

Nástupní e-mail

Nástupní e-mail je jedna z přednastavených šablon zpráv. Tento e-mail slouží ke sběru informací o zaměstnanci ještě před jeho nástupem do firmy. Prostřednictvím tohoto e-mailu můžete budoucímu zaměstnanci zaslat odkaz na online osobní dotazník. Po jeho vyplnění se data budoucího zaměstnance automaticky propíší do systému – přímo do profilu nového zaměstnance. 

Jazykovou mutaci všech šablon zpráv můžete nastavit prostřednictvím položek číselníků. Návod naleznete zde.

Každá šablona zprávy má přednastaveného příjemce a akci, při níž se odesílá. Zárověň má přednastavené tokeny, které umožňují zprávu personalizovat bez nutnosti přepisování. 

 


Pomohli jsme vám?