Nastavení modulu Elektronické podepisování

Aktualizace podle Lucie Heroudkova

Pokud máte aktivovaný modul Elektronické podepisování,

v Nastavení systému je v levém menu aktivní volba Elektronické podepisování.

Role Administrátor má tuto volbu aktivní automaticky, ostatním úrovním ji povoluje v Nastavení > Úroveň účtu > Oprávnění, viz obrázek.

Postup aktivace modulu najdete v článku Aktivace doplňkových modulů.

Pokud váháte, zda byste elektronické podepisování ve vaší firmě využili, přečtěte si naše Doporučení k používání modulu. V něm si můžete ověřit, zda jsou vaše dokumenty pro elektronické podepisování vhodné.

Nastavení Elektronického podepisování je rozděleno do tří částí - záložek:

  • Přehled
  • Tokeny
  • Šablony zpráv

Přehled

Najdete zde všechny dokumenty odeslané k podpisu.

 

 

  1.  V horní části vidíte počet dokumentů, které můžete elektronicky podepsat zdarma. Volné dokumenty jsou zelené, vyčerpané šedé. K dispozici máte 4 dokumenty zdarma.
  2. U každého dokumentu se zobrazuje stav procesu podepisování. Stavy můžete ve sloupci libovolně filtrovat.
  • Odesláno – dokument byl úspěšně odeslán k podpisu, ale ještě není podepsán všemi podepisujícími.
  • Dokončeno – dokument byl podepsán všemi podepisujícími.
  • Zrušeno – podepisování bylo během procesu manuálně zrušeno.
  • Expirováno – dokument nebyl podepsán během zadané expirační lhůty.
  • Chyba – dokument se nezdařilo odeslat k podpisu a proces zatím nebyl zresetován.
  1. Nad celým přehledem můžete filtrovat libovolné období.
  2. Na konci seznamu jsou dokumenty v chybovém stavu, které k podpisu nebyly odeslány.

  1. Fakturují se všechny úspěšně odeslané dokumenty, tzn. ve všech stavech kromě stavu Chyba.

Tokeny

V této tabulce si nadefinujete podpisové tokeny. Jsou to značky, které umístíte do dokumentu na místa, kam budou vloženy elektronické podpisy. Jeden token = jeden podepisující.

 

 

Postup vložení tokenu:

 

  1. Klikněte na tlačítko Přidat token.
  2. Vyplňte Název tokenu. Vždy musí začínat textem „_Sign“.
  3. Vyberte podepisujícího.
  • Volby Zaměstnanec, Nadřízený, Schvalovatel budou kontextově nahrazeny osobami v těchto rolích.
  • Pokud chcete napevno přiřadit podepisující osobu, vyberte volbu Jiné a zvolte příslušného pracovníka.
  1. Zaškrtnutím checkboxu Publikováno určíte, že je tento token možno používat k podepisování.
  2. Uložte tlačítkem Uložit.

 

Šablony zpráv

Zde můžete upravit text předdefinovaných emailových zpráv, které jsou odesílány podepisujícím osobám během procesu podepisování dokumentu.

 

Úprava šablony:

  1. Vyberte Typ šablony.
  2. Upravte text emailu.
  3. Uložte tlačítkem Uložit změny.
  4. Vložit můžete i jazykové mutace těchto zpráv.

Pomohli jsme vám?