Formulář typu přítomnosti/absence
Při vytváření nového typu přítomnosti/absence (nebo při úpravě již existujícího typu) se zobrazí následující formulář,
který je rozdělen do několika záložek:
- Základní údaje
- Dostupnost
- Limity žádosti
- Schvalování
- Dopad na docházku
- Vzhled v aplikaci
- Exporty a napojení
Základní údaje
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Název typu - název typu přítomnosti/absence, jak ho uživatelé uvidí v nabídce při zadávání žádosti.
- Kód - jedinečný kód typu.
- Popis - text je viditelný pro žadatele při vytváření žádosti.
- Poznámka - text, který je vidět pouze zde v konfiguraci typy přítomnosti/absence.
Dostupnost
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Publikováno - po zaškrtnutí checkboxu bude typ přítomnosti/absence viditelný pro uživatele.
- Kdo může tento typ používat - zacílení typu přítomnosti/absence na určitou skupinu zaměstnanců (např. podle typu pracovní smlouvy, pracovní pozice, místa výkonu práce apod.). Typ přítomnosti/absence se pak bude nabízet k použití pouze vybrané skupině zaměstnanců.
Limity žádosti
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Limit za den:
- Bez limitu - žadatel vyplní libovolný čas od - do a počet hodin.
- Minimální a maximální množství - určuje, kolik hodin může žadatel čerpat za den. Při neododržení hodnot se zobrazí hláška a žádost nebude možné uložit.
- Přesné množství (za den) - hodnoty přidáte pomocí tlačítka Přidat položku. Následně určete, kolik jednotek (hodin nebo dní) může žadatel čerpat. V případě přednastavených hodnot se pak při zadávání přítomnosti/absence předvyplní nejvyšší z nastavených hodnot.
Typ absence Dovolená doporučujeme zadávat prostřednictvím funkce Přednastavené hodnoty, která zajišťuje nastavení v souladu s aktuální legislativou.
Pokud máte zaměstnance se zkrácenými úvazky, doporučujeme nastavit pevné hodnoty ve dnech - např. 1 den, 0,5 dne atd. Tyto hodnoty se pak přepočítají podle zadaného denního rozvrhu zaměstnance - např. při úvazku 6 h denně mu bude započítán 1 den jako 6 h, půl dne jako 3 h.
- Limit za období - nastavení limitu čerpání typu nepřítomnosti pro vybrané období (např. zaměstnanec má možnost čerpat home office pouze 1x týdně). Při překročení limitu se zobrazí upozornění a žádost nelze uložit.
- Povolit současně s dalšími - dovolí čerpat typ nepřítomnosti souběžně s dalšími, např. návštěva lékaře během home office.
- Povolit do minulosti - žadatel může o tento typ přítomnosti/absence zažádat i zpětně (tzn. libovolně do minulosti = nemusí být jen v rámci aktuálního měsíce). Využít lze např. pro vykazování odpracovaného času při práci na DPP/DPČ, kdy zaměstnanec na konci týdne vykazuje hodiny zpětně za celý uplynulý týden.
Schvalování
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Schvalovací proces - určuje, zda se žádost schvaluje a kdo ji schvaluje. Je možné vždy vybrat pouze jednu možnost. Pokud zvolíte možnost:
- žádný = neschvaluje nikdo
- někdo jiný = můžete vybrat konkrétní osobu podle vlastního výběru
- Příjemce notifikací - určuje, zda a komu přijde upozornění o plánovaném čerpání typu přítomnosti/absence. Lze vybrat více příjemců najednou. Pokud nevyberete nikoho, upozornění se neodešle.
- Automaticky zamítat - neschválené žádosti budou v den začátku automaticky zamítnuty (večer, včetně notifikace).
Dopad na docházku
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Používá zůstatek - zaškrtněte v případě, že daný typ nepřítomnosti používá zůstatek (nejčastěji dovolená). Pokud je checkbox zaškrtnutý, zpřístupní se další pole:
- Maximální přenos do dalšího roku - nejvyšší počet hodin, které je možné přenést do dalšího roku.
- Vliv na odpracovanou dobu - určuje, jak tento typ ovlivní počet odpracovaných hodin v uzavřené docházce. Můžete vybrat:
- Snižuje odpracovanou dobu - zadaný čas se odečte od běžné pracovní doby. Vhodné např. pro dovolenou, návštěvu lékaře, sickday.
- Zvyšuje odpracovanou dobu - zadaný čas se přičte k běžné pracovní době. Vhodné např. pro přesčas, práce v pohotovosti.
- Nemění odpracovanou dobu - záznam se eviduje, ale počet odpracovaných hodin zůstane beze změny. Vhodné např. pro služební cestu, pohotovost, home office.
Vzhled v aplikaci
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Zobrazovat jednotku - určuje, v jaké jednotce se bude zobrazovat čerpání a zůstatek daného typu přítomnosti/absence.
- Barva - barvy ikony typu přítomnosti/absence.
- Ikona - obrázek ikony si můžete vybrat zde. Klikněte na vámi zvolenou ikonu a zkopírujte si její "název" (= obsah atributu class bez uvozovek, vždy začíná "fa-...") a vložte do připraveného pole.
- Pořadí - určuje pořadí ve výčtu typů přítomností/absencí.
- Pozice v menu:
- Samostatná = typ přítomnosti/absence se zobrazí v hlavním výčtu typů
- Ostatní = typ přítomnosti/absence se zobrazí v kategorii Ostatní ve výčtu typů
- Skryto
- Alternativní název - název, který uvidí ostatní uživatelé, aby neznali skutečný důvod (např. místo "Návštěva lékaře" uvidí jen "Mimo kancelář").
- Alternativní ikona - ikona, kterou uvidí ostatní uživatelé místo skutečné. Používá se spolu s alternativním názvem.
- V kalendáři - po zaškrtnutí se typ přítomnosti/absence zobrazuje v kalendáři.
- V kalendáři po dnech - po zaškrtnutí se typ přítomnosti/absence propisuje do kalendáře po dnech. Bez zaškrtnutí se se zobrazí jako jedna souvislá událost.
- Skrýt před řadovými uživateli - uživatelé s úrovní oprávnění "Řadový zaměstnanec" neuvidí tento typ v kalendáři ani v sekci Mimo kancelář na domovské stránce.
Exporty a napojení
Zde můžete nastavit tyto atributy:
- Výstupy
- Zkratka - zkratka typu přítomnosti/abcence, která se zobrazí v exportu
- Zahrnout do exportu uzavřené docházky
- Zahrnout do exportu měsíčního přehledu
- Integrace
- Helios - vložte kód, pod kterým se typ přítomnosti/absence předává do systému Helios.
- Outlook - po zapnutí se typ přítomnosti/absence synchronizuje s kalendářem v Outlooku.
- Google kalendář - po zapnutí se typ přítomnosti/absence synchronizuje s Google kalendářem.
- Cesťák.com - po zapnutí se typ přítomnosti/absence synchronizuje s Cesťák.com.
