Proč podepisovat elektronicky a jak na to?

Aktualizace podle Lucie Heroudkova

Elektronické podepisování je skvělý pomocník při digitalizaci dokumentů vašich zaměstnanců.

Významně urychlí a zjednoduší proces, který s papírovými dokumenty může trvat klidně dny až týdny

– tisk dokumentu, nahánění podepisujících, skenování, nahrávání…

Tohoto všeho se můžete zbavit, když začnete podepisovat elektronicky.  

Dokumentace zaměstnance často obsahuje více souvisejících dokumentů, které je třeba podepsat. Při nástupu zaměstnance to například může být pracovní smlouva, mzdový výměr, dohoda o práci z domova, předávací protokol na pracovní vybavení a mnohé další. Proto při elektronickém podepisování pracujeme s virtuálními obálkami, které udrží všechny dokumenty pohromadě.

Seskupení podepisovaných dokumentů do obálek šetří:

- čas. Nejen podepisujícího, který podepíše všechny dokumenty naráz s jedním ověřením své identity, ale také čas všech, kteří potřebují sledovat, zda již jsou všechny dokumenty podepsané.

- peníze. Platíte totiž jednu cenu za celou obálku, nikoliv za počet dokumentů v ní. Stejně jako v realitě je ale kapacita obálky omezená – ta virtuální pojme maximálně 20 dokumentů.

Pokud váháte, zda byste elektronické podepisování ve vaší firmě využili, přečtěte si naše Doporučení k používání modulu. V něm si můžete ověřit, zda jsou vaše dokumenty pro elektronické podepisování vhodné.

Jak tedy s podepisováním začít?

  1. Elektronické podepisování není součástí základního balíčku Pinya HR, musíte si podle návodu aktivovat doplňkový modul. Dobrá zpráva je, že aktivace vás nic nestojí, budete platit měsíčně pouze za odeslané obálky. A do začátku máte první čtyři obálky zdarma!
  2. Nastavte si modul podle návodu.
  3. Podepisované dokumenty musí obsahovat značky – podpisové tokeny, které určují, kdo a kam se bude podepisovat. Jak podpisové tokeny vypadají a jak je do dokumentu správně umístit najdete v článku Příprava dokumentu pro elektronické podepisování.
  4. Postup pro vytvoření a odeslání obálky k podpisu najdete v článku Odeslání dokumentů (obálky) k elektronickému podpisu. Návod vás provede těmito kroky:
    1. Vyberte dokumenty a pojmenujte obálku
    2. Určete podepisující.
    3. U podepisujících vyberte e-mail, na který se odešle výzva k podpisu, a telefonní číslo pro ověření identity podepisujícího. Také zde určíte, jestli budou jednotlivé osoby podepisovat pouhým kliknutím na tlačítko nebo vlastnoručně pohybem myši/prstu po displeji. A můžete nastavit i další věci – třeba pořadí podepisujících nebo jestli mají být podepisující upomínáni.
    4. Pokud některý z podepisujících bude podepisovat jen některé z dokumentů v obálce, můžete mu ostatní dokumenty skrýt. Když všichni podepisují všechno, tento krok neřešíte 😊
    5. Obálka je hotová a odesíláte ji k podepsání!
  5. Podepisující obdrží e-mailovou výzvu k podpisu, ověří pomocí sms kódu svoji identitu a na pár kliků podepíší všechny dokumenty, které jsou pro ně určeny. Podrobný postup najdete v článku Podepsání pracovníkem.
  6. Až dokumenty v obálce podepíše poslední z nich, podepisování je dokončeno a všichni podepisující dostanou email s podepsanými dokumenty. Vše o úspěšně podepsaných dokumentech se dozvíte zde.
    Nemějte obavy, pokud někdo z podepisujících neměl nějaký dokument vidět, nedostal se k němu během podepisování a stejně tak ani neobdrží podepsaný dokument v emailu.
  7. A abyste se vy jako odesílatel dokumentů dozvěděli, že jsou dokumenty podepsány, nastavte si na to třeba notifikaci podle návodu na Vlastní notifikace (budete přidávat notifikaci do kategorie Dokument a v oddíle Kdy odeslat zvolte „když je provedena akce:  Obálka elektronicky podepsána“).

Pomohli jsme vám?