Podepsaný dokument a auditní log

Aktualizace podle Lucie Heroudkova

Kompletně podepsaný dokument

Po podepsání všemi určenými osobami je proces podepisování dokončen.

Každý z podepisujících obdrží email s odkazem pro stáhnutí podepsaných dokumentů. Dokumenty jsou i v příloze e-mailu.

Platnost odkazu je pouze 24 hodin.

Auditní log

Ke každému podepsanému dokumentu se v systému PINYA HR ukládá auditní log.

Najdete ho v detailu obálky, ve které se nacházejí podepsané dokumenty (ikona oka).

Tento log prokazuje elektronické podepsání dokumentu.

Obsahuje např. informace o spuštění a dokončení podepisovacího procesu, časy podepsání jednotlivými podepisujícími, údaje o identitě podepisujících atd. Obsahuje např. informace o spuštění a dokončení podepisovacího procesu, časy podepsání jednotlivými podepisujícími, údaje o identitě podepisujících atd.

Smazání podepsaných dokumentů

Systém umožňuje mazat i podepsané dokumenty z obálek. Po smazání se dokument v obálce již nezobrazí. Záznam o dokumentu ale zůstává zachován v hlavním logu elektronických podpisů, kde je dále dohledatelný.

Auditní log v detailu obálky rovněž zůstává beze změny – obsahuje všechny dokumenty, které byly součástí obálky před smazáním.

V případě, že jsou z obálky smazány všechny dokumenty, obálka se přestane zobrazovat v záložce Elektronické podpisy v Dokumentech na profilu zaměstnance. V logu elektronických podpisů ale zůstane zachována.

Hlavní log elektronických podpisů naleznete v nastavení systému (logo klíče) > na záložce Elektronické podepisování.

Pomohli jsme vám?