Proces podepisování a jeho stavy

Aktualizace podle Lucie Heroudkova

Dokument se během podepisování nachází v různých fázích - stavech:

  • V procesu
  • V procesu (s vykřičníkem)
  • Podepsaný
  • Chyba
  • Expirován

Informace o stavu podepisování najdete na profilu pracovníka > v modulu Dokumenty > v záložce Elektronické podepisování > ve sloupci Stav.

Ve sloupci Podepisující naleznete přehled osob, které mají dokumenty v obálce podepsat. Pro rychlou orientaci je u každého podepisujícího zobrazena ikona, díky které snadno poznáte, kdo již podepsal, kdo ještě ne, nebo zda během procesu došlo k nějaké chybě. Po najetí myši na ikonu se zobrazí detailnější popis.

Tyto ikony naleznete i v logu elektronických podpisů.

Kliknutím na ikonu oka zobrazíte detail podepisování. V něm jsou informace o tom, kdo a kdy dokument již podepsal, kdo ještě má podepisovat, případně informace o chybovém stavu.

Stav: V procesu

V obálce je spuštěno podepisování dokumentů, ale dokumenty ještě nepodepsali všichni podepisující. Podepisování lze zrušit.

Stav: V procesu (s vykřičníkem)

Podepisování dokumentu nebylo dokončeno kvůli jednomu z těchto důvodů:

  1. Chyba autorizace
  2. Neexistující email

1. Chyba autorizace

Podepisující 3x spustil ověřovací proces, byla mu odeslána SMS s ověřovacím kódem, ale autorizaci nedokončil. Podepisování je pro tuto osobu zablokováno. Ostatní paralelně podepisující osoby mohou dokument podepsat.

Proces podepisování je nutno zrušit, náklady na podepsání ale budou účtovány.

2. Neexistující e-mail

Pro některého z podepisujících je zadán neexistující email, takže mu nemůže být doručena výzva k podpisu. Ostatní paralelně podepisující výzvu obdrží a dokument mohou podepsat.

Proces podepisování je možno zrušit, náklady na podepsání ale budou účtovány.

Stav: Podepsaný

Podepisování bylo dokončeno. Všechny dokumenty v obálce jsou podepsány všemi podepisujícími osobami. Podepsanou obálku nelze odstranit.

Stav: Expirován

V obálce bylo spuštěno podepisování, ale nebyly podepsány všechny dokumenty všemi podepisujícími v zadané expirační lhůtě. Podepisující osoby obdrží emailovou notifikaci o expiraci.

Expirovanou obálku nelze znovu odeslat k podpisu. V případě, že dokumenty potřebujete podepsat, je nutné je znovu vygenerovat nebo nahrát a odeslat k podpisu znovu.

Expirované dokumenty můžete smazat – po jejich smazání se automaticky odstraní i celá obálka.

Odstraněná obálka se už nebude zobrazovat v záložce Elektronické podpisy v Dokumentech na profilu zaměstnance. V logu elektronických podpisů ale zůstane zachována a její odeslání je zpoplatněno.

Log elektronických podpisů naleznete v hlavním nastavení systému (logo klíče) > na záložce Elektronické podepisování.

Stav: Chyba

Chybový stav může nastat v těchto případech:

  1. Špatně umístěný podpisový token
  2. Neexistující telefonní číslo

V těchto případech se podepisování vůbec nespustí a náklady na podepisování nejsou účtovány.

Proces podepisování je možno zresetovat a poté znovu spustit podepisování.

1. Špatně umístěný podpisový token

V tomto případě se podpisový token nachází příliš blízko okraje dokumentu, takže obdélníkové pole pro podpis by zasahovalo mimo stránku.

Příklad:

2. Neexistující telefonní číslo

Telefonní číslo podepisující osoby je nutné pro zaslání ověřovacího kódu. Pokud je zadáno neexistující telefonní číslo, nastane chybový stav.

Pomohli jsme vám?