Proces podepisování a jeho stavy
- Dokument se během podepisování nachází v různých fázích - stavech.
- Informace o stavu podepisování najdete ve sloupci Podepisování na kartě Dokumenty v profilu zaměstnance.
- Kliknutím na ikonu oka vedle stavu zobrazíte detail podepisování. V něm jsou informace o tom, kdo a kdy dokument již podepsal, kdo ještě má podepisovat, případně informace o chybovém stavu.
Stav „Žádné“
- Nad dokumentem není spuštěno podepisování. V tomto stavu jsou i dokumenty, u nichž bylo podepisování zrušeno.
- Soubor lze smazat a lze změnit jeho název.
Stav „V procesu“
- Nad dokumentem je spuštěno podepisování, ale dokument ještě nepodepsali všichni podepisující.
- Soubor nelze smazat ani změnit jeho název.
Stav „Podepsaný“
-
- Podepisování dokumentu bylo dokončeno. Dokument je podepsaný všemi podepisujícími osobami.
- Podepsaný soubor lze smazat, ale není možno změnit jeho název.
Stav „Expirován“
-
- Nad dokumentem bylo spuštěno podepisování, ale nebyl podepsán všemi podepisujícími v zadané expirační lhůtě.
- Soubor lze smazat a lze změnit jeho název.
- Podepisující osoby obdrží emailovou notifikaci o expiraci:
Stav „V procesu - s vykřičníkem“
Podepisování dokumentu nebylo dokončeno kvůli jednomu z těchto důvodů:
- Chyba autorizace
- Neexistující email
Chyba autorizace
- Podepisující 3x spustil ověřovací proces, byla mu odeslána SMS s ověřovacím kódem, ale autorizaci nedokončil.
- Podepisování je pro tuto osobu zablokováno.
- Ostatní paralelně podepisující osoby mohou dokument podepsat.
- Proces podepisování je nutno zrušit, náklady na podepsání ale budou účtovány.
- Soubor nelze smazat ani změnit jeho název.
Neexistující email
- Pro některého z podepisujících je zadán neexistující email, takže mu nemůže být doručena výzva k podpisu.
- Ostatní paralelně podepisující výzvu obdrží a dokument mohou podepsat.
- Proces podepisování je možno zrušit, náklady na podepsání ale budou účtovány.
- Lze také dokument znovu odeslat stejné osobě na jiný email. Vyberte správný email a dokument znovu této osobě odešlete k podpisu tlačítkem Znovu odeslat.
Náklady na znovuodeslání v tomto případě účtovány nebudou, za podepsání dokumentu zaplatíte tedy pouze jedenkrát. - Soubor nelze smazat ani změnit jeho název.
Stav „Chyba“
Chybový stav může nastat v těchto případech:
- Špatně umístěný podpisový token
- Neexistující telefonní číslo
Proces podepisování je možno zresetovat a nad dokumentem poté znovu spustit podepisování.
Soubor v chybovém stavu lze smazat a lze změnit jeho název.
Špatně umístěný podpisový token
V tomto případě se podpisový token nachází příliš blízko okraje dokumentu, takže obdélníkové pole pro podpis by zasahovalo mimo stránku. Příklad:
Neexistující telefonní číslo
Telefonní číslo podepisující osoby je nutné pro zaslání ověřovacího kódu. Pokud je zadáno neexistující telefonní číslo, nastane chybový stav.
