Zbiorcze generowanie dokumentów dla wielu pracowników

Zaktualizowano by Olga Regulska

Aby możliwe było zbiorcze generowanie dokumentów, użytkownik musi mieć przypisane uprawnienie Wygenerowane dokumenty.

Uprawnienie to może nadać administrator.

Aby wygenerować dokumenty zbiorczo, przejdź w menu głównym do zakładki Pozostałe opcje > Zarządzanie dokumentami > Generowanie i import dokumentów, a następnie kliknij przycisk Generuj dokumenty ze szablonów.

Wypełnij wyświetlony formularz zgodnie z poniższymi punktami:

1. Filtruj pracowników – tutaj możesz wstępnie przefiltrować pracowników, dla których chcesz wygenerować dokumenty (np. według firmy, działu lub stanowiska).

2. Wybór pracowników – spośród przefiltrowanych pracowników możesz wybrać wszystkich (za pomocą przycisku Zaznacz wszystko) lub tylko wybrane osoby.

3. Do dnia – wybierz datę/ dzień, na który chcesz wygenerować dokumenty dla wybranych pracowników. Tokeny danych pracowniczych w dokumencie zostaną zastąpione danymi z etapów w historii zatrudnienia obowiązującego w wybranym dniu. Uwzględniane są wyłącznie etapy z umów głownych.

Jeśli pierwszy etap z historii zatrudnienia pracownika przypada po dacie Do dnia, dokument zostanie wygenerowany, jednak odpowiednie tokeny zostaną zastąpione pustymi wartościami, ponieważ w tym dniu nie obowiązywał jeszcze żaden etap.

Jeśli pracownik ma ustawioną Datę zakończenia zatrudnienia wcześniejszą niż data Do dnia, dokument zostanie wygenerowany, a tokeny zostaną uzupełnione danymi z ostatniego obowiązującego etapu.

4. Wybierz szablony dokumentów – wybierz szablony dokumentów, które chcesz wygenerować.

5. Format wyjściowy – wybierz, czy wygenerowane dokumenty mają zachować oryginalny format, czy zostać zapisane w formacie PDF.

6. Co chcesz zrobić z dokumentami? – określ, czy dokumenty mają zostać zapisane w dokumentacji pracownika, czy tylko pobrane.

7. Kategoria dokumentów – wskaż kategorię, do której zostaną zapisane wygenerowane dokumenty na karcie pracownika. To pole jest wyświetlane tylko wtedy, gdy w poprzednim kroku wybrano zapisanie dokumentów w dokumentacji pracownika.

Jeśli chcesz zapisać dokument do kategorii, która jeszcze nie istnieje, przejdź do Ustawienia > Elementy listy wyboru > Kategoria dokumentów i dodaj ją za pomocą przycisku Dodaj kategorię.

8. Przegląd tokenów – tutaj znajdziesz listę wszystkich dostępnych tokenów.

9. Przycisk „Działanie” – jego nazwa zależy od wybranej operacji (punkt 6):

a) Generuj dokumenty

b) Pobierz – jeśli wybrano opcję tylko pobrania dokumentów, kliknij przycisk Pobierz i zdecyduj, czy chcesz pobrać indywidualny plik PDF w formacie ZIP, czy wszystkie dokumenty w jednym pliku PDF.

Jak oceniasz