Powiadomienia domyślne

Zaktualizowano by Olga Regulska

Powiadomienia domyślne

Domyślne powiadomienia informują użytkowników o różnych zdarzeniach i terminach lub o działaniach wykonanych przez innych użytkowników.

Przykłady takich powiadomień to:

  • powiadomienie z prośbą o zatwierdzenie nieobecności
  • powiadomienie z prośbą o wypełnienie oceny lub ankiety
  • powiadomienie o tym, że pracownik wysłał wypełniony kwestionariusz osobowy
  • wezwanie do odbioru mienia
  • informacja o zapisaniu pracownika do procesu onboardingu
  • informacja o zapisaniu pracownika do kursu e-learningowego

Obowiązują tu następujące zasady:

  • Wysyłanie domyślnych powiadomień jest z góry określone i nie można zmienić ani czasu wysyłki, ani odbiorców.
  • Możesz zmienić temat i treść wysyłanej wiadomości e-mail, a także dodać teksty w innych wersjach językowych używanych w systemie.
  • Aby powiadomienie było spersonalizowane – czyli aby automatycznie uzupełniało dane konkretnego pracownika – należy dodać do szablonu tokeny. Tokeny różnią się w zależności od tematu wiadomości. Tokeny, które można wykorzystać w danym szablonie, znajdziesz pod treścią wiadomości.
  • Możesz dodać dodatkowych odbiorców, również spoza użytkowników systemu.
  • Możesz całkowicie wyłączyć wysyłanie domyślnych powiadomień (tzn. powiadomienie nie będzie wysyłane).

Szablony powiadomień są dla przejrzystości podzielone na kategorie, które są z góry określone. Możesz je łatwo wyszukać za pomocą filtra Kategorie (1). Po kliknięciu w pole wyszukiwania wyświetli się lista wszystkich kategorii. W polu działa funcja podpowiedzi (zacznij wpisywać tekst, a system automatycznie zaproponuje pasujące wyniki).

Opisane powyżej zmiany można wprowadzić w szczegółach szablonu, które otworzysz klikając na ikonę ołówka „Edytuj wpis”.

Powiadomienia manualne

Powiadomienia manualne są specjalną kategorią domyślnych powiadomień. Obejmują 3 typy powiadomień:

  • e-mail onboardingowy/ powitalny
  • wezwanie do badania lekarskiego
  • e-mail dotyczący rekrutacji

Dzięki nim możesz tworzyć więcej wariantów szablonów dla każdego z tych typów.

Na przykład w procesie rekrutacyjnym możesz mieć jeden szablon dla zaproszenia kandydatów na rozmowę kwalifikacyjną, inny dla kandydatów przechodzących do kolejnego etapu oraz kolejny dla kandydatów odrzuconych.

Podobnie w przypadku e-maila na powitanie nowych pracowników, możesz mieć jeden wzór dla nowych pracowników administracyjnych, a inny dla pracowników produkcji.

Nowy manualny szablon utworzysz, klikając przycisk Dodaj szablon powiadomienia.

Zawartość szablonu jest podobna jak w przypadku innych domyślnych powiadomień, dodatkowo możesz dodać załącznik, który możesz wybrać z zapisanych szablonów dokumentów.

Typ: e-mail onboardingowy

E-mail onboardingowy może posłużyć do zbierania informacji o pracowniku jeszcze przed jego rozpoczęciem pracy w firmie. Za jego pomocą możesz wysłać przyszłemu pracownikowi on-line link do kwestionariusza osobowego (nawet jeśli nie ma jeszcze dostępu do systemu). Po jego wypełnieniu dane przyszłego pracownika zostaną automatycznie zapisane w systemie – bezpośrednio na karcie nowego pracownika.

Kwestionariusz osobowy:

Jak oceniasz