Zbiorczy import dokumentów

Zaktualizowano by Olga Regulska

Dokumenty można importować zbiorczo tylko wtedy, gdy użytkownik posiada uprawnienie Zbiorczy import dokumentów.

Uprawnienie to może nadać administrator.

Jeśli chcesz zaimportować jednocześnie wiele dokumentów (np. paski wynagrodzeń, certyfikaty ze szkoleń itp.), przejdź w menu głównym do Pozostałe opcje > Zarządzanie dokumentami > Generowanie i import dokumentów.

Kliknij przycisk Importuj dokumenty ze swojego komputera.

Otworzy się okno, w którym wybierz Kategorię, do której chcesz zaimportować dokumenty, a następnie prześlij wybrane pliki (nie mogą być w formacie ZIP). Nazwa dokumentu musi zawierać co najmniej jeden z poniższych identyfikatorów pracownika:

  • nazwisko (może zawierać polskie znaki diakrytyczne),
  • numer pracownika,
  • numer PESEL (bez ukośników, myślników i innych separatorów – wyłącznie cyfry).
Mechanizm przypisywania pracowników w pierwszej kolejności wyszukuje zgodność na podstawie nazwiska. Jeśli istnieje kilku pracowników o tym samym nazwisku, wyszukuje zgodność na podstawie nazwiska + imienia. Jeżeli nie znajdzie nazwiska, wyszukuje numer pracownika. Jeśli nie znajdzie ani nazwiska, ani numeru pracownika, wyszukuje numer PESEL. Jeżeli mechanizm nie znajdzie żadnego z powyższych identyfikatorów, dokument nie zostanie przypisany do żadnego pracownika. Samo imię nie jest brane pod uwagę – jeśli zostanie znaleziona wyłącznie zgodność imienia, system nie przypisze dokumentu do żadnego pracownika.

Następnie kliknij przycisk Kontynuuj do drugiego kroku.

Na tym etapie skontroluj, czy dokumenty zostały poprawnie przypisane do poszczególnych pracowników. Jeśli np. dokument został nieprawidłowo nazwany (nie zawiera żadnego z wymaganych identyfikatorów), system nie będzie w stanie przypisać go do żadnego pracownika. W takim przypadku wybierz pracownika ręcznie. Jeśli wszystko się zgadza, kliknij przycisk Prześlij pliki.

System zapyta, czy chcesz rozpocząć import.

Przesłane dokumenty możesz wyświetlić w Dzienniku historii

Jednoczesny import wielu dokumentów jest możliwy tylko do 1 kategorii.

Jak oceniasz