Checklisty

Aktualizace podle Dana

Checklisty, neboli seznamy úkolů, využijete pro aktivity, které probíhají podle předem daného scénáře

(např. nástupy/odchody zaměstnanců nebo oslavy narozenin/pracovních výročí).

K vytváření checklistů a zadávání úkolů potřebujete oprávnění. Naleznete jej v Nastavení > Úrovně přístupu > Oprávnění.

Úrovně HR administrátor, Manager a TOP manager je již mají přednastavené.

Pro vytvoření checklistu přejděte na Profil pracovníka > Checklisty.

Klikněte na tlačítko Přidat nový checklist (1). Otevře se pop-up okno - formulář (2) pro vytvoření checklistu.

Z nabídky vyberte šablonu checklistu. Abyste si byli jisti, že vybíráte správnou šablonu, ukáže se vám popis šablony a počet úkolů v ní. Pole Kategorie se vyplní automaticky podle šablony. Checklist si pojmenujte v poli Název a uložte. 

Jak vytvořit a přidat šablonu checklistu naleznete v článku (omlouváme se, článek se vytváří).

Po uložení se zobrazí seznam předpřipravených úkolů. Všechny úkoly jsou červené a mají stav Nezadáno, tzn. že úkol ještě nebyl zadán řešiteli.

Pokud do seznamu potřebujete přidat další úkoly, použijte tlačítko Přidat nový úkol (1). Zobrazí se Vám formulář (2), který vyplňte a uložte (3).

Při vyplňování nemusíte Řešitele konkrétně pojmenovat, můžete vybrat osobu podle role – nadřízený nebo schvalovatel. Systém sám dosadí správného člověka. Při vyplňování termínu dokončení můžete zadat „počítaný“ termín - X dní/týdnů/měsíců před nebo po určitém datumu, které získáme z profilu zaměstnance – třeba datum nástupu nebo narození. 

Následně zkontrolujte, že všechny úkoly mají svého řešitele. U některých úkolů ze šablon totiž nelze řešitele předem definovat. V takovém případě klikněte na ikonu tužku a řešitele doplňte.

Poté klikněte na tlačítko Vybrat a zadat úkol ve žlutém poli nahoře. Zaškrtněte úkoly, které chcete zadat, a potvrďte.  

Systém automaticky přidělí úkoly řešitelům a odešle jim o tom notifikaci.

Systém sám hlídá a upozorní řešitele, pokud se blíží deadline, nebo už bude po termínu.

Řešitel úkolu

Řešitel úkolu obdrží notifikaci do e-mailu a také bude mít vytvořený požadavek v aplikaci (ikona zvonečku v černé horní liště).

Pokud jste oprávněni nahlížet do profilů ostatních kolegů, můžete se z e-mailu i požadavku prokliknout k checklistu zaměstnance, kde si svůj úkol můžete detailně zobrazit.

Po slnění úkolu klikněte na tlačítko Potvrdit splnění úkolu. Úkol v checklistu se automaticky označí jako splněný.

Pokud máte oprávnění nahlížet do profilů ostatních kolegů, můžete odškrtnout hotový úkol přímo v seznamu úkolů.

Pokud by se něco změnilo a úkol už nebyl platný, nebo ho splnil jiný kolega, tak pokud jste osoba s oprávněním, můžete takový úkol sami označit za dokončený nebo ho rovnou smazat pomocí tlačítka s ikonou křížku.

Pomohli jsme vám?