Typy přítomnosti/absence

Aktualizace podle Tým PINYA

Správa typů přítomnosti/absencí slouží k evidenci jednotlivých typů přítomností/absencí.

Některé typy jsou v systému automaticky přednastaveny, například Dovolená, Pracovní neschopnost a další.

 

 

Jednotlivé typy přítomností/absencí můžete spravovat kliknutím na ikonu tužky v pravé části stránky. Kliknutím na ikonu křížku typ odstraníte.

Formulář typu přítomnosti/absence

Při zakládání nového typu přítomnosti/absence (Přidat typ přítomnosti/absence) nebo při úpravě již vytvořeného typu se zobrazí následující formulář, který je rozdělen do několika záložek.

Obecné 

Zde můžete nastavit tyto atributy:

  • Název typu přítomnosti/absence a kód
  • Kdo smí používat tento typ: Zacílení typu na určitou skupinu zaměstnanců, např. podle typu pracovní smlouvy, pracovní pozice, místa výkonu práce apod. Typ přítomnosti/absence se pak bude nabízet k použití pouze vybrané skupině zaměstnanců.
  • Používá zůstatek: Zda daný typ nepřítomnosti používá zůstatek. Pokud je zaškrtnuto, zobrazí se další pole:
    • Výchozí nárok: Určuje pro všechny zaměstnance počet hodin, které mohou na daném typu přítomnosti/absence čerpat za kalendářní rok.
    • Lze přenést: Do dalšího roku bude možné přenést maximálně tolik hodin nevyčerpané nepřítomnosti, kolik je nastaveno zde.
  • Publikováno: Po zaškrtnutí checkboxu bude typ nepřítomnosti viditelný pro zaměstnance.
  • Je pracovní doba: Při zaškrtnutí se tento typ započítává jako pracovní doba, typicky to bývá např. Home office.
  • Popis: Text je viditelný pro zaměstnance při vytváření žádosti o přítomnost/absenci.
  • Poznámka: Text viditelný pouze ve formuláři typu.

 

Zobrazení

 

Zde můžete nastavit tyto atributy:

  • Zkratka: Zkratka přítomnosti/absence se propíše do exportu
  • Zobrazovat jednotku: Určuje, v jaké jednotce se bude zobrazovat čerpání/zůstatek daného typu přítomnosti/absence. Např. při zadávání žádosti v nabídce dostupných typů:

  • Alternativní název a ikona: Můžete využít jako alternativu pro informování ostatních zaměstnanců o důvodu nepřítomnosti – například, aby se informace o návštěvě lékaře zobrazovala ostatním zaměstnancům pod názvem: Jan Novák „Mimo kancelář,“ nikoliv jako: Jan Novák „Návštěva lékaře“. Skutečný název pak vidí zaměstnanec samotný, jeho přímý nadřízený, HR administrátor a Administrátor.
  • Pozici vmenu: Samostatná = typ přítomnosti/absence se zobrazí v hlavním výčtu typů; Ostatní = typ přítomnosti/absence se zobrazí v kategorii Ostatní ve výčtu typů:

  • Ikonu a její barvu: Barvu ikony vyberte ze vzorníku; obrázek ikony vyberte zde, klikněte na vybranou ikonu, zkopírujte její název a vložte do připraveného pole ve formuláři v PINYA HR.
  • Zobrazení typu nepřítomnosti:
    • V exportu: Při zaškrtnutí se přítomnost/absence bude zobrazovat v exportu do Excelu.
    • Vkalendáři: Při zaškrtnutí se přítomnost/absence propisuje do kalendáře.
    • Skryté pro ostatní zaměstnance: Možnost skrýt pro ostatní zaměstnance znamená, že zaměstnanci navzájem neuvidí informace o svých nepřítomnostech (platí pouze pro typy, u kterých je zaškrtnuto).  

  

Schvalování/Notifikace

 

Zde můžete nastavit tyto atributy:

  • Schvalovací proces: Určete schvalovatele nepřítomnosti, kterému přijde žádost o schválení nepřítomnosti.
    Pokud zvolíte možnost Personalista, nabídne se vám pole pro výběr konkrétní osoby. V případě potřeby tak můžete snadno nastavit jednoho schvalovatele pro celou firmu.

  • Příjemce notifikací: Určete příjemce upozornění o plánované nepřítomnosti.

 

Formulář žádosti

Najdete zde nastavení, která omezují množství přítomnosti/absence, kterou zaměstnanec vyplňuje. Můžete zvolit jednotku v hodinách nebo ve dnech.

  • Minimální/Maximální množství za den: Určuje, kolik jednotek (hodin nebo dní) může zaměstnanec v jeden den čerpat. Pokud na žádosti o přítomnost/absenci nedodrží tyto hodnoty, zobrazí se mu informační hláška a nemůže žádost uložit.
  • Limit za období: Nastavení limitu čerpání typu nepřítomnosti pro období (například – zaměstnanec má možnost čerpat home office pouze 1x měsíčně, přestože nárok na home office je obecně stanoven na 10 dní). Při překročení limitu v žádosti se zaměstnanci zobrazí upozornění a nemůže žádost uložit.
  • Svátek/víkend jako pracovní den: Započítá se jako pracovní doba, např. při směnném provozu.  
  • Současně s dalšími: Povolení čerpání typu nepřítomnosti společně s dalšími: například návštěva lékaře během práce na home office.
  • Povolit do minulosti: Zaměstnanec může zažádat o tento typ přítomnosti/absence i zpětně do minulosti. Využít lze např. pro vykazování odpracovaného času při práci na DPP nebo DPČ, kdy zaměstnanec na konci týdne vykazuje zpětně za celý uplynulý týden.

 

Příklad exportu do Excelu:


Pomohli jsme vám?