Vlastní notifikace

Aktualizace podle Lucie Heroudkova

Tento typ notifikací vám umožní nastavit odesílání e-mailů,

které se týkají významných událostí a termínů evidovaných v systému.

Najdete je v Nastavení > Šablony notifikací > záložka Vlastní notifikace:

Příklady použití:

  • Chcete vědět, kdy se blíží konec pracovní smlouvy zaměstnanců? 
  • Nebo naopak - že někdo za pár dnů do vaší firmy nastoupí?
  • Chcete být upozorněni, že je před koncem roku potřeba nastavit zůstatky dovolené?
  • Rádi byste věděli, kdy končí expirace konkrétní položky majetku?
  • Chcete poslat zaměstnanci blahopřání v den narozenin nebo pracovního výročí?
  • Nebo chcete, aby manažeři věděli o narozeninách svých podřízených pár dní předem?

V těchto a mnoha jiných případech si vytvoříte vlastní notifikace zcela na míru vašim potřebám. A to od názvu notifikace přes výběr události/termínu a určení příjemců až po vlastní obsah a předmět e-mailu.

Notifikace se odesílají pouze aktivním zaměstnancům, kteří mají v Nastavení účtu povoleno odesílání e-mailových notifikací, viz obrázek.

Vytvoření nové šablony vlastní notifikace

Novou šablonu přidáte pomocí tlačítka Přidat vlastní notifikaci, které najdete nad přehledem vlastních notifikací. Systém vás pak krok za krokem provede tvorbou šablony.

  1. V sekci Základní údaje vyplníte:
    - Název šablony
    - Kategorie (výběr hodnoty. Hodnoty se spravují v Nastavení v číselníku Kategorie vlastní notifikace)
  2. V oddíle Kdy odeslat určíte datum, ke kterému se bude vztahovat odeslání notifikace. Datum odeslání notifikace může být vázáno na různé systémové datumy, kalendářní dny nebo jej můžete specifikovat přesně. Také můžete použít datumy z vlastních polí.
    Průvodce nastavením datumu najdete v článku Vlastní notifikace - Kdy odeslat.
  3. V oddíle Komu poslat zvolíte přijemce notifikace. Příjemce můžete vybírat pomocí filtrů, podle rolí nebo můžete ručně vybrat konkrétní zaměstnance.
    Průvodce nastavením příjemců najdete v článku Vlastní notifikace - Komu poslat.
  4. V oddíle Co odeslat vytvoříte obsah e-mailové zprávy. Vložíte předmět a obsah odesílaného e-mailu.
    Aby byla notifikace zaslána personalizovaně – tedy aby se do ní automaticky propsaly údaje daného zaměstnance – je třeba do šablony přidat tokeny. Tokeny se liší dle tématu zprávy. Tokeny, které lze v dané šabloně použít, najdete pod obsahem zprávy.
    Ke zprávě můžete přidat přílohu, kterou vyberete z uložených šablon dokumentů.

  1. V oddíle Shrnutí a aktivace přehledně uvidíte vše, co jste do šablony vyplnili. Systém označí červeně, pokud jste na některé povinné údaje zapomněli. Kliknutím na názvy oddílů nebo pomocí tlačítek Předchozí/Další se můžete vrátit k jednotlivým krokům a údaje zkontrolovat/upravit.
    Najdete zde také tlačítko Uložit změny, kterým si v kterýkoliv okamžik můžete šablonu uložit - ať už ji máte zcela hotovou nebo ještě nedokončenou.

Hotovou šablonu aktivujte buď pomocí přepínače Aktivovat, nebo tlačítkem Aktivovat notifikaci v informační liště v horní části šablony.

Editace šablony

Šablony můžete libovolně upravovat.

  1. V přehledu vlastních notifikací klikněte u zvolené šablony na tlačítko s ikonou tužky Upravit záznam.

  1. Zobrazí se shrnutí notifikace.
  2. Klikněte na oddíl, který chcete upravovat. Proveďte změny.
  3. Po provedení všech změn se přesuňte do posledního oddílu Shrnutí a aktivace a změny uložte tlačítkem Uložit změny.

Kopírování šablony

Kopírování šablon vám usnadní práci, pokud chcete vytvořit šablonu podobnou některé z již existujících. Můžete kopírovat libovolnou šablonu - aktivní, neaktivní i rozpracovanou. Tlačítko pro kopírování najdete na dvou místech:

  • V přehledu notifikací na řádku příslušné notifikace

  • Uvnitř šablony notifikace v pravé horní části

Pomohli jsme vám?